ASSISTANT(DE DIRECTION (H/F)

Informations clés

Date de publication : 16/11/2022

Réponse avant le : 18/12/2022

Références : 2485

Collectivité : Saint Etienne Métropole

Direction : Direction générale

Service : Développement urbain

Cadre(s) d'emplois :
  • ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRIT.

Lieu de travail :

Horaires :

Spécificités du poste :

Référent Ressources Humaines :
Unité recrutement
04 27 40 59 30

Contexte

Placé(e) sous l’autorité du Directeur Général Adjoint et de la directrice déléguée du Pôle Développement Urbain, l’assistant(e) de direction assure les différentes missions liées aux composantes d’un secrétariat de direction en termes de gestion des agendas, d’organisation de réunions, de préparation des instances décisionnelles, d’accueil et de suivi de dossiers afin d’assurer le bon fonctionnement général du Pôle.

Le pôle développement urbain est un pôle mutualisé, il comprend des directions qui interviennent pour la Métropole et pour la Ville de Saint-Etienne. L’assistant(e) est donc en contact régulier avec ces deux collectivités.

Missions

- Organiser et anticiper l'agenda du DGA et de la directrice déléguée, prendre des rendez-vous et organiser des réunions dans le cadre du suivi de son agenda
- Assurer l'accueil téléphonique et physique. Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent
- Préparer les ordres du jour des instances techniques et politiques
- Assurer l'interface intra et interservices et avec les partenaires externes
- Préparer les dossiers pour les réunions auxquelles participent le DGA et la directrice déléguée
- Organiser les réunions, rédiger les comptes rendus, suivre e leur validation et s'assurer de leur diffusion
- Rédiger des courriers, courriels, notes internes, comptes rendus, élaboration de diaporamas
- Centraliser le courrier ainsi que les parapheurs mis à la signature du DGA et de la directrice
déléguée
- Classer et archiver les dossiers du DGA et de la directrice déléguée et coordonner ceux de la direction
- Mettre à jour les documents propres à la direction : planning, organigramme, tableaux de bord,
- Etablir de façon hebdomadaire un document de veille sur les évolutions juridiques (sur la base d’éléments déjà existants)
- Etablir de façon hebdomadaire un document de remontée d’information sur l’activité du pôle à destination des élus (sur la base des contributions des directions)
- Rechercher des informations nécessaires à l'aide à la décision

Profil

Diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine du secrétariat, de l’assistanat de direction
Expérience similaire appréciée
Organisation et fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement local territorial,
Aisance dans l’utilisation des outils de bureautique
Qualités rédactionnelles, esprit de synthèse, capacité à rendre compte,
Aisance relationnelle, écoute
Discrétion