Assistant(e) service gestion locative (H/F)

Informations clés

Date de publication : 13/07/2022

Réponse avant le : 11/09/2022

Références : 2290

Direction : Saint-Etienne Métropole

Service : Construction aménagement foncier

Cadre(s) d'emplois :
  • ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRIT.

Lieu de travail :

2 Avenue Grüner



Horaires :

Spécificités du poste :

Référent Ressources Humaines :
service Ressources Humaines
0427405930

Contexte

Sous la responsabilité du responsable du service Gestion locative, il(elle) apporte un appui et une
aide permanente au responsable de service et aux gestionnaires de patrimoine en termes
d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de
dossiers. Il (elle) assurera également l’assistanat de la chargée de mission Stratégie Immobilière.

Missions

- Organiser la vie du service :

En planifiant les réunions internes et externes en lien avec les assistantes des élus ou d'autres directions : rédiger les ordres du jour, préparer et transmettre les documents, contacter les participants, assurer la logistique. En planifiant, en assistant aux réunions de service

En mettant en œuvre et en veillant au partage des outils de gestion commun à la direction (tableau des congés, planning de matériel, ...).

En assurant l'accueil physique et téléphonique pour le cadre et les gestionnaires de patrimoine: renseigner les interlocuteurs, transmettre les messages,

En réceptionnant les demandes arrivées par courrier, par mail ou par téléphone, les prioriser, apporter une réponse en lien étroit avec l'équipe et la responsable de service, assurer le suivi des demandes

 

- Réaliser des écrits :

 Prendre des notes, faire les comptes rendus (ex réunion de service),

Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques : notes, courriers, tableaux,

- Assurer la fonction de correspondant assemblée pour le service gestion locative

Assurer le suivi du circuit de signature des conventions

Mettre en œuvre un tableau de bord de suivi des décisions et des délibérations

Assurer le classement des documents liés aux conventions via une numérisation et une insertion des actes dans le logiciel GIMA

Profil

Expérience professionnelle souhaitée dans un poste similaire en collectivité territoriale ou en établissement public, ou société publique

Maitrise des outils et logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Agendas partagés)

Sens de l’organisation, rigueur, réactivité

Discrétion, qualités relationnelles