Offre d'emploi CDD : Chargé de mission Déploiement et administration d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) (F/H)

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Publié le

  • Référence de l’offre :
    3932

  • Date de publication :
    1/07/2025

  • Date limite de candidature :
    31/07/2025

  • cadre emploi :
    Attaches territoriaux

  • Direction :
    Relation citoyenne

  • Collectivité :
    Ville de Saint-Étienne

  • lieu de travail :
    Hôtel de ville de Saint Etienne

  • horaire :
    38H00

  • Spécificités du poste :

    CDD d'un an

    Environnement de travail :

    • En contact permanent avec le directeur relation citoyenne et la DSIN 
    • En contact ponctuel avec les cheffes de service de la direction et des autres directions

contact :
BOVIGNY ANAIS
Directrice

Courriel

chargé de recrutement :
VIRGINIE GAILLARD

Téléphone 0477486951

Le Pôle Services à la population accomplit des missions d'accompagnement aux Stéphanois tout au long de leur vie. Il s'agit par exemple des démarches d'État civil ou de l'accueil des personnes âgées dans les résidences municipales. Au sein de la Ville de Saint-Etienne, la direction Relation Citoyenne a en charge, pour l'ensemble des services de la Ville, l'enregistrement des courriers et diverses demandes des usagers, ainsi que l'attribution aux différentes directions et le suivi des délais de réponse. Dans la perspective d'un changement de logiciel de GED s'inscrivant dans une démarche de modernisation des outils dédiés à la relation usagers, la direction recherche un chargé de mission pour accompagner de manière transversale cette transition, de la définition du cahier des charges au déploiement du nouveau logiciel auprès de l'ensemble des directions concernées

Dans la perspective d’un changement de logiciel de gestion électronique de documents, et plus particulièrement du courrier et des diverses demandes d’usagers, le chargé de mission devra, en transversalité avec l’ensemble des directions :

Recueillir et analyser les besoins en matière de suivi et de gestion des demandes des usagers (mails, courriers, application mobiliSE) :

  • Analyser l'existant et les besoins des utilisateurs (architecture, méthodologie et processus) ;
  • Analyser les besoins des usagers
  • Participer à la définition du cahier des charges ;

Suivre la mise en production du nouveau logiciel de GED :

  • Piloter les développements en lien avec les éditeurs et l'équipe SI ;
  • Suivre les différentes étapes de conception et des tests avant la mise en production ;
  • Définir conjointement avec l'encadrement les indicateurs de performance pour l'activité courrier ;
  • Produire des tableaux de bord à destination de la hiérarchie ;

Coordonner et suivre le projet de changement du logiciel de courrier :

  • Concevoir et mettre en place les procédures
  • Mesurer et analyser la performance des actions menées
  • Accompagner les directions dans l'optimisation de leur organisation et l'évolution de leurs pratiques en exploitant le potentiel du futur nouvel outil
  • Former les agents pour la prise en main technique de l’outil et l’évolution de leur pratique professionnelle

Autres missions : 

  • Participer à la définition des orientations en matière de contact citoyen, évaluer la politique mise en œuvre et élaborer des préconisations dans un objectif d’amélioration de la relation avec les usagers
  • Management de la personne dédiée à l’administration fonctionnelle du logiciel actuel
  • Participer à l’intégration des orientations en matière de gestion du courrier dans une démarche globale d’amélioration de la relation avec les usagers

Connaissances : 

  • Environnement administratif, institutionnel et politique de la collectivité
  • Pilotage de projets complexes
  • Outils de gestion de la CRM/GRU
  • Méthodes d’accompagnement au changement et d'amélioration continue
  • Outils bureautique de présentation et applicatifs métiers

Aptitudes : 

  • Savoir animer des réunions et/ou des groupes de travail
  • Etre en capacité de formuler des avis et rédiger des rapports d’aide à la décision
  • Travail en équipe et en transversalité
  • Communication professionnelle

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